Con Delibera n. 311 del 12 Luglio 2023, ANAC ha provveduto alla formulazione delle “Linee Guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”, in conformità a quanto previsto dall’art. 10 D.Lgs. n. 24/2023.

Rispetto a quanto già previsto dal D.Lgs.  n.24/2023, si segnalano le seguenti indicazioni attuative fornite da ANAC.

– Ambito di applicazione oggettivo: vengono espressamente escluse dall’ambito di applicazione della normativa Whistleblowing a tutela del segnalante le notizie prive di fondamento, le informazioni già totalmente di dominio pubblico e le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni  o vociferazioni scarsamente attendibili (cd voci di corridoio).

In merito all’esclusione delle segnalazioni legate ad un interesse personale del segnalante che attengano esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, anche con le figure gerarchicamente sovraordinate, vengono indicate a titolo esemplificativo le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra il segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente.

– Ambito di applicazione soggettivo: per il calcolo della media annua dei lavoratori impiegati negli enti del settore privato, ANAC dà indicazione di fare riferimento al valore medio degli addetti dell’ultimo anno solare precedente a quello in corso contenuto nelle visure camerali, salvo per le imprese di nuova costruzione per cui si considera l’anno in corso.

– Canale telematico di segnalazione: ANAC sembra dare preferenza all’utilizzo della piattaforma online, ritenendo non adeguati a garantire la riservatezza né la posta elettronica ordinaria né la PEC.

– Gestore della segnalazione: viene specificato che deve trattarsi di personale dedicato, seppur non in via esclusiva, il cui requisito di autonomia deve declinarsi quale imparzialità e indipendenza; a titolo esemplificativo, vengono indicati quali soggetti idonei a rivestire tale ruolo: gli organi di Internal Audit, l’Organismo di Vigilanza, i Comitati Etici.

Laddove il gestore versi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica segnalazione (in quanto, ad esempio, soggetto segnalato o segnalante), si ritiene che ricorra una delle condizioni per effettuare una segnalazione esterna ad ANAC, non potendo essere assicurato che alla segnalazione sia dato efficace seguito.

– Gestione della segnalazione: la richiesta di elementi integrativi (quali chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori) da parte del gestore del canale di segnalazione interna è indicata come mera possibilità nel caso in cui la segnalazione non sia adeguatamente circostanziata.

Ove necessario, il gestore può acquisire atti e documenti da altri uffici, avvalersi del loro supporto nonché coinvolgere terze persone tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante e dei soggetti coinvolti.

Viene evidenziato che i motivi che hanno indotto la persona a segnalare sono irrilevanti non solo ai fini della protezione da misure ritorsive accordata ai sensi del D.lgs. n. 24/2023, ma anche ai fini della trattazione della segnalazione.

Non spetta al gestore della segnalazione accertare le responsabilità individuali qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’azienda.

Con riferimento al riscontro da effettuare entro il termine di 3 mesi, si evidenzia che lo stesso può consistere  nella comunicazione dell’archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini; esso può essere meramente interlocutorio, giacché possono essere comunicate le informazioni delle attività che si intendono intraprendere e lo stato di avanzamento dell’istruttoria, salva la necessaria successiva comunicazione dei relativi esiti alla persona segnalante.

– Diritto di difesa del soggetto segnalato: ANAC specifica che la normativa non riconosce al segnalato il diritto di essere sempre informato della segnalazione che lo riguarda; tale diritto, infatti, è garantito nell’ambito del procedimento eventualmente avviato nei suoi confronti a seguito della conclusione dell’attività di verifica e di analisi della segnalazione e nel caso in cui tale procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla segnalazione.

– Segnalazioni anonime: ove ricevute attraverso i canali interni sono considerate alla stregua di segnalazioni ordinarie, laddove ne sia prevista la trattazione da parte dell’azienda.

– Obblighi informativi nei confronti dei potenziali segnalanti: ANAC ritiene necessario che le aziende forniscano chiare indicazioni sul sito istituzionale circa le modalità di corretta trasmissione alla stessa Autorità delle comunicazioni di eventuali ritorsioni ai danni del segnalante, ai fini degli accertamenti di legge e dell’eventuale irrogazione della sanzione amministrativa al responsabile.

ANAC raccomanda, inoltre, che il sito dell’azienda e la pagina della piattaforma dedicata chiariscano che chi intende presentare una segnalazione debba specificare che si tratta di una segnalazione Whistleblowing, al fine di mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste in caso di eventuali ritorsioni.

– Sanzioni: sono stati identificati i soggetti cui potranno essere applicate le sanzioni ANAC (da 10.000 a 50.000 euro), ovvero: la persona fisica che ha commesso il fatto nel caso di: ritorsioni, ostacolo alla segnalazione e violazione degli obblighi di riservatezza; l’organo di indirizzo nel caso di mancata istituzione dei canali di segnalazione, mancata adozione ovvero non conformità delle procedure per la gestione delle segnalazioni; il gestore delle segnalazioni nel caso di mancato svolgimento dell’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

Contributo a cura della dott.ssa Anna Vantin.