Con il Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 è stata data attuazione alla Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di “Whistleblowing” ovvero di protezione delle persone che segnalano violazioni, sia del diritto dell’Unione Europea che delle disposizioni normative nazionali, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo. Si ricorda che, anteriormente, la materia era già disciplinata dall’art. 6 D.Lgs. n. 231/2001 per le aziende private dotate del Modello Organizzativo 231 e dall’art. 54-bis D.Lgs. n. 165/2001 per gli enti del settore pubblico nonché dall’art. 3 della Legge n. 179/2017.

Di seguito si indicano, per punti, i principali aspetti e novità della normativa in oggetto.

Ambito di applicazione soggettivo

La normativa in oggetto si applica alle aziende sia del settore privato, che abbiano impiegato nell’ultimo anno almeno 50 dipendenti, sia a tempo indeterminato che determinato, ovvero, a prescindere da questa soglia, che abbiano comunque adottato un Modello 231 o che rientrino nell’ambito di applicazione degli specifici atti dell’UE indicati (in materia di servizi, mercati e prodotti finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo) nonché a tutte le aziende ed enti del settore pubblico, comprese le società  a controllo pubblico e le società in house.

Ambito di applicazione oggettivo

Nel settore privato, oltre alle segnalazioni di condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 in materia di responsabilità d’impresa e di violazione dei Modelli 231 eventualmente adottati dall’azienda, rilevano ora per le aziende con almeno 50 dipendenti anche le segnalazioni di vari illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali indicati nel D.Lgs. n. 24/2023 ovvero dalla Direttiva UE 2019/1937 e che riguardano vari settori, tra cui si ritiene di evidenziare le seguenti materie: appalti pubblici, servizi prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, violazione delle norme in materia di concorrenza e aiuti di stato ovvero di imposte sulle società.

Per gli enti ed aziende del settore pubblico, l’oggetto di segnalazione si estende ulteriormente a qualsiasi illecito amministrativo, contabile, civile o penale.

Sono espressamente escluse le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere esclusivamente personale del segnalante.

Soggetti tutelati

Oltre ai dipendenti, sono tutelati dalla nuova normativa Whistleblowing anche ulteriori soggetti quali  lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti (fatto salvo l’obbligo di segreto professionale) e consulenti esterni, volontari e tirocinanti, azionisti, persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche di fatto, lavoratori o collaboratori di aziende terze fornitrici di beni o servizi od opere, i medesimi soggetti in fase di selezione o in prova o cessati, ove le informazioni siano acquisite durante la vigenza del rapporto.

La tutela si estende altresì ai c.d. facilitatori, ovvero coloro che prestano assistenza al segnalante nonché, a determinate condizioni, ai colleghi di lavoro e alle persone che nel medesimo contesto lavorativo sono legate al segnalante da rapporti di stabile legame affettivo o di parentela entro il 4° grado e financo agli enti di proprietà della persona segnalante o per il quale la stessa lavora o che operano nel medesimo contesto lavorativo.

Canali di segnalazione interna (aziendali) e loro gestione

Le aziende ed enti soggetti alla disciplina in esame sono tenuti ad istituire propri canali di segnalazione, che garantiscano la riservatezza dell’identità della persona segnalante e delle persone coinvolte o menzionate nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La gestione del canale di segnalazione deve essere affidata a una persona o ad un ufficio interno autonomo dedicato e formato, ovvero ad un soggetto esterno, anche in tal caso autonomo e con personale specificamente formato.

Le segnalazioni possono essere effettuate in forma scritta, anche con modalità informatiche, oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, qualora richiesto dal segnalante, mediante incontro diretto. È espressamente previsto che le aziende fino a 249 dipendenti (come media dell’ultimo anno compresi i contratti a tempo determinato) possano condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione. I soggetti del settore pubblico tenuti alla nomina del Responsabile della prevenzione della corruzione e trasparenza affidano a quest’ultimo la gestione del canale di segnalazione interna.

La persona o ufficio incaricati della gestione della segnalazione interna sono tenuti a fornire informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sia interne che esterne (verso ANAC), da esporre e rendere facilmente visibili nei luoghi di lavoro nonché in modo accessibile ai potenziali segnalanti che non frequentano i luoghi di lavoro e comunque da pubblicare in una sezione apposita del sito internet (ove presente).

In caso di avvenuta segnalazione, la persona o ufficio incaricati della gestione della segnalazione interna devono provvedere ai seguenti adempimenti:

– rilasciare alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla ricezione;

– mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima eventuali integrazioni;

– dare diligente riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento.

Canale di segnalazione esterno (ANAC) e divulgazione pubblica

È prevista l’attivazione da parte di ANAC di un apposito canale di segnalazione esterna, con le medesime garanzie di riservatezza previste per il canale interno. In tal caso, la tutela del segnalante è subordinata alla sussistenza di una delle seguenti condizioni: a) il canale interno non è previsto o non è attivato o non è conforme agli obblighi di legge; b) il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna che però non ha avuto seguito; c) il segnalante ha fondati motivi per ritenere che una eventuale segnalazione interna non avrebbe seguito o determinerebbe il rischio di ritorsione; d) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Tali segnalazioni esterne potranno essere effettuate in forma scritta, tramite piattaforma informatica, ovvero in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto. La gestione di tale canale, da affidare a personale specificamente formato, prevede obblighi di riscontro analoghi a quelli previsti per le segnalazioni interne, con la specificazione che l’esito finale, da comunicare al segnalante, potrà consistere anche nell’archiviazione, nella trasmissione alle autorità competenti, in una raccomandazione o in una sanzione amministrativa. Ulteriori indicazioni in merito alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni esterne saranno fornite dalle Linee Guida che l’ANAC è tenuta ad adottare entro tre mesi dall’entrata in vigore del Decreto.

La protezione prevista per il segnalante dal D.lgs. n. 24/2023 si estende anche all’eventuale divulgazione pubblica della segnalazione, tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque in generale attraverso mezzi di diffusione, qualora sussista una delle seguenti condizioni: a) non è stato dato riscontro nei termini alla medesima segnalazione già esperita tramite il canale interno od esterno; b) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; c) il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere seguito in ragione delle specifiche circostanza del caso concreto (ad esempio per possibile occultamento o distruzione di prove ovvero per collusione o coinvolgimento del soggetto che riceve la segnalazione).

Obblighi di riservatezza, trattamento dei dati personali e conservazione della documentazione

Il D.lgs. n. 24/2023 (artt. da 12 a 14) tratta specificamente, con riferimento sia alla segnalazione interna che esterna, gli obblighi di riservatezza nonché quelli correlati al trattamento dei dati personali. Sono altresì previsti limiti temporali per la conservazione della documentazione relativa alla segnalazione.

Tutela del segnalante

Sussistendo le condizioni di cui sopra, al segnalante in buona fede che abbia fondato motivo di ritenere che le violazioni segnalate siano vere è accordata una specifica protezione.

In particolare, è previsto innanzitutto il divieto di atti ritorsivi, indicati in via esemplificativa dalla medesima normativa e sanzionati con la nullità degli stessi. È altresì stabilita una presunzione legale con inversione dell’onere della prova a favore del segnalante nell’ambito di procedimenti giudiziari, amministrativi o di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti vietati.

Viene inoltre esclusa la responsabilità del segnalante che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dal segreto (salve le eccezioni previste) ovvero relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali, ovvero che offendano la reputazione della persona coinvolta o denunciata quando al momento della segnalazione vi siano fondati motivi di ritenere che ciò sia necessario a svelare la violazione segnalata. Alle medesime condizioni è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile e amministrativa, del segnalante. L’esenzione della responsabilità si estende all’acquisizione delle informazioni e all’accesso alle stesse, salvo che ciò configuri reato.

Il segnalante può comunicare le ritorsioni che ritenga di aver subito all’ANAC, la quale a sua volta è tenuta ad informare il Dipartimento della funzione pubblica ovvero l’Ispettorato nazionale del lavoro per i provvedimenti di propria competenza.

Sono altresì previste misure di sostegno, consistenti in informazioni, assistenza e consulenze gratuite, fornite dagli enti del terzo settore indicati nell’apposito elenco istituito presso l’ANAC.

Sanzioni

Salvi gli eventuali ulteriori profili di responsabilità, ANAC è tenuta ad applicare sanzioni pecuniarie in presenza di eventuali violazioni della normativa in esame. In particolare, è prevista la sanzione da 10.000 a 50.000 euro in caso di: atti ritorsivi; atti di ostacolo alla segnalazione, anche solo tentati; violazione dell’obbligo di riservatezza; mancata istituzione dei canali di segnalazione; mancata adozione ovvero non conformità delle procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni; omessa verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.

Anche il segnalante è passibile di sanzione (da 500 a 2.000 euro) pecuniaria nel caso di segnalazione effettuata con dolo o colpa grave, salvo che il medesimo sia già stato condannato, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o calunnia e ferma restando l’applicazione nei suoi confronti di sanzioni disciplinari.

Entrata in vigore e termini di efficacia

Il D.lgs. 24/2023 è entrato in vigore il 30.3.2023. Il termine iniziale di efficacia per i soggetti obbligati è stato però posticipato al 15 luglio 2023.

Per le sole aziende del settore privato che hanno impiegato a fino a 249 dipendenti (come media dell’ultimo anno, incluso il tempo determinato) l’obbligo di istituzione del canale di segnalazione interno ai sensi della nuova normativa decorre dal 17 dicembre 2023, ferma restando, nel frattempo, l’applicabilità delle norme già previste nell’ambito della disciplina del Modello organizzativo 231 (art. 6, comma 2-bis lett. a) e b) del D.lgs. n. 231/2001).

Contributo a cura della dott.ssa Anna Vantin