Il Decreto Legislativo 231/2001 rappresenta un pilastro normativo che ha introdotto la responsabilità amministrativa delle persone giuridiche. Nello specifico, il predetto Decreto ha esteso la responsabilità penale, notoriamente personale e attribuibile esclusivamente alla persona fisica che ha commesso un determinato reato, anche all’azienda che abbia tratto un vantaggio dal reato, sotto forma di responsabilità amministrativa.
Contestualmente, il Decreto Legislativo n. 231/2001 ha individuato nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (c.d. Modello 231), solo se correttamente articolato, personalizzato e aggiornato, lo strumento per esimere una società dalla propria responsabilità amministrativa dipendente da reato.
Tuttavia, ai sensi dell’art. 6 del D.Lgs. n 231/2001, l’azienda può essere esonerata dalla suddetta responsabilità, quale conseguenza della commissione di illeciti da parte di un subordinato, se:
- prova che “il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un Organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo” e “non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo”.
Ovviamente, è importante sottolineare sin da subito che l’adozione di un Modello 231 e la correlata istituzione di un Organismo di Vigilanza, sebbene consigliati, sono rimesse alla facoltà di ciascuna azienda.
IL RUOLO CHIAVE DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA NEL DECRETO LEGISLATIVO 231/2001
L’Organismo di Vigilanza (in breve “ODV”) assume quindi un ruolo da protagonista nel contesto del Decreto 231. Egli è un organo interno od esterno, istituito dalla persona giuridica ed incaricato di vigilare sull’efficacia e sulla conformità del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato. La sua funzione primaria, dunque, è quella di prevenire la commissione di reati da parte dei dipendenti e dei rappresentanti della società.
COMPOSIZIONE DELL’ODV
La legge non fornisce precise indicazioni per quanto concerne la composizione dell’ODV e, quindi, alle persone giuridiche interessate è demandata la scelta di optare tra un organismo monocratico o collegiale.
Nonostante la scelta appaia libera, è consuetudine che le imprese di medie-grandi dimensioni adottino un Organismo collegiale composto da tre membri (ad esempio due professionisti esterni ed un membro interno all’azienda), mentre per le Imprese di medie-piccole dimensioni l’Organismo può avere forma monocratica.
CARATTERISTICHE E REQUISITI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
- Indipendenza di valutazione e di giudizio
Ossia l’esclusione di ogni forma di soggezione nei confronti di soggetti apicali.
Ad esempio, prevedendo misure quali la durata dell’incarico, un compenso adeguato, previsione di cause di ineleggibilità, etc.
- Autonomia
Assenza di ogni forma di condizionamento o pressione da parte di qualunque figura aziendale.
- Professionalità
Competenze specialistiche per poter svolgere efficacemente le attività demandate.
Ad esempio, competenze giuridiche, competenze ispettive, consulenziali, etc.
- Continuità d’azione
Vale a dire controlli con frequenza temporale adeguata ed eventuale presenza di componenti interni all’azienda al fine di coordinare l’attività e assicurare la costante individuazione di strutture di riferimento.
I COMPITI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
- Definizione del Modello di Organizzazione
L’ODV deve collaborare alla definizione del Modello di Organizzazione e ha il dovere di vigilare sulla sua corretta applicazione, diffusione e l’implementazione.
- Verifica dell’efficacia del Modello
L’ODV deve garantire che il Modello di Organizzazione sia adeguato, efficace e periodicamente aggiornato in base all’evoluzione normativa, ma soprattutto con particolare riguardo alla mutata situazione aziendale.
- Comunicazioni e Formazione
L’ODV è responsabile di comunicare e diffondere il Modello 231 all’interno dell’organizzazione aziendale, nonché fornire la formazione necessaria a dipendenti e collaboratori.
- Monitoraggio Continuo
L’Organismo di Vigilanza deve monitorare costantemente l’efficacia delle misure adottate, intervenendo tempestivamente in caso di violazioni o rischi di commissione di reati. A tale scopo, risulta importante l’analisi dei flussi informativi e svolgimento di audit periodici.
Contributo a cura dell’avv. Michele Avanzi
