Decreto Trasparenza – Nuovi obblighi informativi per i datori di lavoro in materia di formazione ai lavoratori e prescrizioni minime relative alle condizioni di lavoro

Il 29 luglio 2022 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il Decreto Legislativo n. 104/2022 che prevede ulteriori e nuovi oneri informativi a carico dei datori di lavoro, a partire dal 13 Agosto 2022, che coinvolgono aspetti relativi alla protezione dei dati personali.

Le informazioni dovranno essere comunicate oltre che ai dipendenti anche alle rappresentanze sindacali aziendali ovvero alla rappresentanza sindacale unitaria o, in assenza delle predette, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali.

Il D.Lgs. n. 104/2022 si applica ai rapporti di lavoro subordinato, somministrato, intermittente, di collaborazione, di prestazione occasionale.

I nuovi obblighi previsti dal Decreto Trasparenza – Aspetti privacy

L’art. 4 del D.Lgs. n.104/2022 ha introdotto l’art. 1 bis D.Lgs. n. 152/97 il quale obbliga il datore di lavoro a informare il lavoratore dell’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati deputati a fornire indicazioni rilevanti ai fini dell’assunzione o del conferimento dell’incarico, della gestione o della cessazione del rapporto di lavoro, dell’assegnazione di compiti o mansioni nonché indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori.

In relazione a tali strumenti il datore di lavoro deve, inoltre, indicare gli aspetti del rapporto di lavoro su cui indice l’utilizzo dei sistemi informatici, gli scopi e le finalità dei sistemi impiegati, il funzionamento dei sistemi, i dati utilizzati, le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate, ecc…

Quali sono i trattamenti a cui si applica il D.Lgs. 104/2022?

Il Decreto Trasparenza fa riferimento all’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati che vengono impiegati sia in fase preassuntiva sia in fase di svolgimento dell’attività lavorativa: sono ricompresi sia sistemi automatizzati che non prevedono l’intervento dell’uomo sia strumenti che aiutino l’imprenditore a fare scelte attraverso l’utilizzo dei predetti strumenti.

Circa la definizione di processi decisionali e di monitoraggio automatizzati, è intervenuto il Ministero del Lavoro con la Circolare n. 19 del 20 settembre 2022 specificando che l’obbligo dell’informativa sussiste nelle ipotesi in cui ad esempio venga utilizzato un software per lo screening dei curricula oppure per sottoporre test psicoattitudinali ai candidati; nelle ipotesi in cui l’assegnazione o revoca di mansioni o turni, definizione dell’orario di lavoro vengono effettuate da un software; nelle ipotesi in cui vengano adottati software che consentano di svolgere un monitoraggio sui lavoratori tramite gps, geolocalizzatori , sistemi per il riconoscimento facciale, sistemi di raiting, ecc.

Ricadute operative per le Imprese

Al fine di essere conformi alle nuove disposizioni, le aziende che impiegano gli strumenti automatizzati sopra descritti, saranno tenute ad aggiornare una parte della documentazione in uso in particolare presso il reparto Risorse Umane, come indicato dall’art.1 bis comma 4 del decreto.

I documenti da aggiornare sono i seguenti:

• Informativa ex art. 13 GDPR destinata ai dipendenti, collaboratori, somministrati, ecc…
• Nomina ad autorizzato ex art. 29 GDPR
• Registro dei trattamenti

Inoltre, si rende necessario procedere ad un’analisi dei rischi e ad una valutazione d’impatto per verificare la conformità al GDPR degli strumenti impiegati.

Sanzioni previste dal D.Lgs. 104/2022

Il mancato, ritardato, incompleto o inesatto assolvimento degli obblighi informativi di cui all’art. 1 bis, è punito, ai sensi dell’art. 4 D.Lgs. 104/2022 e come chiarito dall’INL nella Circolare n. 4/2022, con la sanzione prevista dall’art. 19 comma 2 D.Lgs. 276/2003 ovvero una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 750 euro per ciascun mese di riferimento in cui il lavoratore svolga la propria attività in violazione degli obblighi informativi in esame.

Se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori, la sanzione amministrativa è da 400 a 1.500 euro; se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori, la sanzione va da 1.000 a 1.500 euro; se la comunicazione delle medesime informazioni e dati non viene effettuata anche alle rappresentanze sindacali aziendali ovvero alla rappresentanza sindacale unitaria o in loro assenza alle sedi territoriali delle associazioni sindacali, la sanzione amministrativa va da 400 a 1500 euro per ciascun mese in cui si verifica l’omissione.

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